Pro zjednodušení podpisů smluv a stanovisek družstva (Smlouvy o převodu členských práv) a díky online službě Podpisovna.cz je už možné podepsat smlouvu i tzv. elektronicky.

Prozatím je možné tuto službu provádět u Podnájemních smluv, Plných mocí, různých potvrzení, a smluv, kde družstvo vyjadřuje stanovisko k tzv. Smlouvě o převodu členských práv. Zatím opatrněji přistupujeme k této formě podpisu i u Smluv o nájmu bytu členu družstva, i z důvodu, že tato smlouva je podepisována více než dvěma stranami, a tudíž je tato služba zpoplatněna. Služba elektronického podpisu Podpisovny Dvoustranná smlouva je prozatím nezpoplatněna.
Bytové družstvo HULVÁCKÁ (s fondem 96 bytů) se, jinak po celkové elektronizaci IS tímto krokem snaží přispět ke zjednodušení podpisových procedur a dokonalejší archivaci dokumentů v elektronické podobě.

Stačí mít tzv. bankovní identitu, bankid.cz nebo účet mojeID.cz.
Bankovní identitu má prakticky každý, kdo používá bankovní účet a Internetové bankovnictví. Tato služba je zřízena buď automaticky, nebo je možné požádat banku o jeho zřízení, příp. jde i zřídit/povolit v portálu Internetového bankovnictví příslušné banky. Pak již lze službu Podpisovna.cz používat. Dokonce není potřeba se ke službě nijak registrovat, přihlásit se lze právě tou bankovní identitou příp. mojeID službou, a postupovat podle pokynů portálu.

Např. u již zmíněné Smlouvy o podnájmu. Podle stanov družstvo je člen bytového družstva povinen sepsat smlouvu v případě, že byt dále pronajímá, případně pokud smlouvu nevyžaduje je povinen alespoň požádat družstvo o svolení s podnájmem, kde je potřeba uvést iniciály komu je byt pronajímán. Smlouva/žádost má obecně platnost 1 rok, družstvu náleží i poplatek za podpis smlouvy/žádosti dle Směrnice 1/2025

Stanovisko ke smlouvě o převodu

Správa nemovitostí Koral vyžaduje před sepsáním Smlouvy o nájmu družstevního bytu uzavřena se členem družstva tzv. souhlasné stanovisko bytového družstva a podpis družstva. Dokument je, ale potřeba dodat a založit v originále. Nejprve tedy sepište nebo nechte sepsat „Smlouvu o převodu…“ a jako první krok, nechte opatřit dokument souhlasným stanoviskem družstva (zašlete elektronicky emailem). Součástí dokumentu se tak stane „souhlasné stanovisko“ s razítkem družstva, s elektronickým podpisem a podpisová doložka Podpisovny. Dále již záleží na Vás, jestli smlouvu dále opatříte klasickým ověřením (legalizací) od České pošty, notářem ověřené podpisy příp. advokátem „Prohlášení o pravosti podpisu“ u smluv, které sám advokát sepsal v rámci komplexních právních služeb nebo opatříte dokumenty jinými (kvalifikovanými) elektronickými podpisy (PostSignum, I.CA apod.) V každém případě, pokud se rozhodnete pro tento postup, dodat správě nemovitostí Koral je potřeba originální dokument v papírové podobě a dodržet postup, kdy nejprve zajistíte „Souhlasné stanovisko družstva“ a pak ověřujete dokument jako celek. Dodatečné vkládání elektronického „souhlasného stanoviska“ do již ověřeného dokumentu je už problém, vzhledem k tomu, že tento dokument je již opatřen ověřovacími pečetěmi. Správně by se do takového již ověřeného dokumentu nemělo nic dodatečně vpisovat, leč praxe je bohužel trochu jiná a pověřený zpracovatel smlouvy (realitní makléř) nebo sám převodce-člen družstva přichází s již ověřenou smlouvou a žádá souhlasné stanovisko družstva.
Pokud dokument opatřujete kvalifikovaným podpisem Q.E.S (neplatí pro Podpisovnu) je potřeba emailem odeslat tento „originál“ PDF dokument. Pokud dokument např. vytisknete, ofotíte a pak následně naskenujete, informace o elektronickém podpisu se ztratí a podpis na takovém dokumentu nebude možné ověřit a bude defakto neplatný, ikdyž na dokumentu je patrné razítko elektronického podpisu. To na tištěném dokumentu pouze označuje, že existuje nebo by měla existovat ověřitelná elektronická podoba tohoto dokumentu. V elektronickém dokumentu se neověřuje pouze podpis, ale ověřuje se dokument jako celek a zda nebyly v dokumentu provedené pozměňovací zásahy. Dokument může, a u smluv se i doporučuje, nést informaci o časovém razítku a pečetí, že dokument byl podepsán v určitou dobu a nebyl podepsán dodatečně později.

Plná moc pro zastoupení člena na výroční schůzi bytového družstva

Další z možností je podpis „Plné moci pro zastoupení člena družstva na výroční schůzi bytového družstva“. Plnou moc, ať už předvyplněnou formou formuláře nebo volně sepsanou opatřete elektronickým podpisem Podpisovna, jako druhou stranu uveďte jméno, příjmení a email zastupujícího člena a to pověřovaného člena bytového družstva Hulvácká nebo člena představenstva. Tuto formu zastoupení raději předem oznamte emailem nebo telefonicky předsedovi (kondrat zavináč bd-hulvacka.cz) zvlášť pokud pověřujete někoho z výboru představenstva nebo kontrolní komise. Je třeba vzít v úvahu, že na jakéhokoliv člena (obecně osoby) je možné přenést plnou moc s max. počtem 3 členů (osob).


** Chci podpis a razítko od družstva …**

… např. pro účely Potvrzení o placení nájmu, Potvrzení o bezdlužnosti apod. Pošlete originál elektronický dokument (PDF nebo docx, xlsx, odt, ods) nebo naskenovaný dokument (v PDF) do emailu (kondrat zavinač bd-hulvacka.cz). Zpět se vám vrátí orazítkovaný dokument, opatřený elektronickým podpisem a ověřovací doložkou od Podpisovna, případně kvalifik. el. podpisem.

Smlouvu je tedy možné vložit do portálu Podpisovna, kde dokument podepíšete svoji bankovní identitou, (nebo mojeID) a přidáte podpis i druhé osoby, v tomto případě udávejte „Jméno a příjmení“ zastupující osoby družstva „Dalibor Kondrát“ a email „kondrat zavináč bd-hulvacka.cz“. Dokument vložte do portálu a vyčkejte na podpis. Zpravidla se podpisu dočkáte ještě tentýž den nebo následující den. Doba je taky závislá i na úrovni zpracování podpisovna.cz.

Ověření podpisu u dokumentu s max. počtem 2 osob je, zatím, u Podpisovny bezplatné. Ve většině případech, i těch výše uvedených, je to dostačující, a lze to využít i v běžném občanském životě při sepsání smlouvy nebo ověření podpisu na dokumentu.

Mezi fyzickými a právnickými subjekty je tato forma podpisu přes Podpisovna.cz naprosto dostačující. Pro komunikaci s tzv. orgány veřejné moci (soudy, policií apod.) je ale potřeba už použít kvalifikované elektronické podpisy tzv. QES (I.CA, PostSignum, eIdentity) pomocí certifikátů a časových razítek. Dokument (smlouvu) je samozřejmě možné družstvu zaslat i s kvalifikovaným elektronickým podpisem (QES) , družstvo má možnost opatřit dokument taktéž kvalifikovaným elektronickým podpisem příp. je možné dokument opatřit i časovým razítkem (TSS) příp. je možné podepsat přes portál Podpisovna. Je možné taktéž zaslat dokument přes portál Podpisovny a dokument (smlouvu) družstvo vrátí s kvalifikovaným el. podpisem.

Pro účely elektronické archivace budou všechny nové smlouvy opatřeny elektronickým podpisem QES.

Dokument podepsán dvěma subjekty, ověřené různými identitami, taktéž dokument obsahuje podpisovou doložku „Finální auditní report“

Chcete-li elektronicky podepsat smlouvu/dokument s našim bytovým družstvem kontaktujte mě, předsedu představenstva a domluvíme individuální postup.